财务供应链项目新手实施手记----（转）-白红宇

财务供应链项目新手实施手记----（转）

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发布时间：2019-06-12

本文共 9482 字，大约阅读时间需要 31 分钟。

项目简介：
XX公司是一家浙江省汽车零配件制造公司，现迁到江苏省XX市。目前部分车间已经新建投产，2年之内所有车间将建成。公司整体处于刚刚投产阶段。2012年9月左右公司与东家签订项目合同。实施范围：销售管理、采购管理、仓库管理、存货核算管理、财务管理（总账、固定资产、应收应付）。

实施进场
9月12日第一次进场，与甲方副总接触沟通。
计划：
1)       选定项目管理员，组建项目团队。安排将团队成员名单、联系方式发送双方成员。
2)       确定项目实施大概时间段。
3)       下发调研资料。（采购、销售、仓库、财务）并完成填写工作。
4)       总体实施阶段介绍：项目准备、蓝图设计、系统上线、验收交付）。
5)       硬件、网络准备了解。
6)       安排顾问办公地点。

汇报
1.       记录并着手安排。
2.       9月12日正式开始。
3.       拷贝完成。告知副总安排填写工作。
4.       介绍完成。
5.       只缺服务器，已经在采购比价。
6.       等待安排。

这个项目从2012年10月中旬进场，2012年11月上线，到2013年2月初验收，基本算是成功。实施涵盖财务总账、固定资产、应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、仓存管理诸多模块，麻雀虽小五脏俱全，虽然项目比较小、实施企业流程也简单，但是实际过程中还是有许多困难之处需要克服。实施过程前文已经阐述，本文不再赘述。此贴楼主想做一个总结，回顾本项目实施的得与失、经验教训，以希望看到此贴的后来顾问们在自己的项目实施中能够起到帮助。
   楼主彼时还是一名金蝶的顾问，因此也是按照他们的实施方法论开展项目实施。金蝶实施四部法：1、项目准备，2、蓝图规划，3、系统实现，4、验收交付。坦率地讲，金蝶的四步法，在实际项目实施过程中是非常有效的手段。金蝶除了在这四个大的阶段定义是比较明确外，在每个阶段应有的小步骤上却是没有严格定义，这也造成顾问实施的时候八仙过海各显神通。比如项目准备阶段，大体有成立项目小组、开项目启动会、项目调研、服务器准备、关键用户培训、软件安装、环境调试等，其中的用户培训、软件安装等有的顾问会放在其他阶段。为什么我希望阶段分的再明确细化一下？参照日本马拉松冠军山田本一的夺冠过程（百度一下，你懂的）。归结起来将，阶段细化，可以使实施活动执行更明确、效率更高。现结合本项目的实施，包括实施前后各种想法，一起做个总结，对照金蝶实施四步法进行。
一、项目准备
   在这个阶段我主要做了如下工作成立项目小组、召开项目启动会、划分实施范围与确定实施目标、项目调研、编码规则确立、让甲方准备服务器。这几项任务，都基本执行了，但是没有达到我想象的效果，主要是甲方的企业对ERP基本是个陌生的概念，参与过实施的人更少少之又少，因此基本上启动会与调研基本都是我一个人在说，他们没有反对意见，其实有些地方他们没有把要求说到，这在后期也造成小小的影响。另外就是最重要的编码规则的确立了，项目组成员由于没有生产技术人员参与，所以分类比较笼统，在物料编码只能做到一级分类，导致后面乱码问题教为严重。由于行业的特殊性，到现在对于成品的编码，我依然拿不出好的方法，希望广大网友发挥聪明才智一起讨论。我们的企业是做汽车配件的，具体来说是铸造的配件，因此没有成形的产品，我都是按照客户提供的图纸进行加工，而每一家客户的图纸都不太一样，因此也造成我们的产品杂乱无章，编码也无规律可循。希望各位读者有好的方法尽量提。
二、蓝图规划
   总体来将这个阶段，实施效果好于其他阶段，原因我想可能基本没有甲方的参与。经过前期项目调研后，我利用微软的visio画出流程图，由项目经理签字，过程比较顺利。后来在系统实现过程中，总是出现种种问题，我觉得缺少一个关键点——财务的确认。希望大家以后实施的时候，一定要注意要将流程图拿到财务总监那儿过一遍，不然后患无穷。
三、系统实现
   这个阶段我重点提三件事，系统培训、编写操作手册、初始化。
   这个企业培训前后大概有三场，几乎是同样的内容。为什么会重复培训三场，我也很郁闷，从效果上讲，套用100网以前的大神秋叶的话，培养用户的参与感，虽然软件的流程与操作如此简单，但是对于一个小县城里企业的员工来说，接受并运用管理软件还是需要一个过程。每次培训的方式如出一辙，流程讲解+实例操作讲解，然后学员演练。这里不推荐每一个顾问都用这种方法，我也是因地制宜。
在培训过后我又花了几个晚上将操作编写成图文并茂的操作文档，这么做我实际上有些自制自受。把金蝶帮助文档发给他们也行，但那个文档实在是没有多大指导意义。我编写的文档也没有多少人看，但每当他们打电话问我操作时，我直接回答让他们去看文档，这时我觉得几个晚上的付出还是有回报的，而且后期他们有新人的话，他们也可以按照文档学会基本操作了。
接着说到初始化环节了，这应该是项目的一个遗憾的地方，有些地方我没有做好。首先从准备上讲，没有把财务和仓存联通起来，导致初始化的数据有问题。很多存货数据，财务账上已经耗去，仓库又盘存到初始化数据上。还有初始化采购入库估价的部分，由于没有和财务联系，将仓库数据审核，导致初始化前的入库单都有问题。虽然在初始化以后又采用调整的方法，将账做平，但始终没有初始化就做好那样的效果好。这是血的教训，因为新手顾问一定引以为戒，就是所有的初始化数据一定要经财务部门的最终确认。
四、验收交付
   在系统初始化结束以后，项目正式上线。由于前期培训到位，基本上没有太大问题。问题出现在期末结账的时候，还是出在初始化的数据那儿。没有办法只能通过调整的方法进行修正。本来结账到12月就可以验收确认，但是甲方认为问题太多，想继续跟踪1个月。在这后1月当中出现了很多问题，有些问题他们重复问我，我也烦了，干脆给他们来个总结。因此正在跟踪的1个月当中，每次实施我都带一个小记事本，我把他们提出的每个问题都记录下来，给他们解答完成后，将问题整理出来，然后附上解决方法再发给他们，这算是手写版的FAQ吧。效果还是很不错的，在项目跟踪的1个月后，他们的问题基本就那几个，2012年12月账也顺利接完。
之后就是千遍一律的收尾行动——签实施完成确认单了。然而这个过程还是非常重要，就好比一段公路的通车仪式，它宣布了公路的通行，意味着施工的结束和后期保养的开始。对于我们的项目，实施过程也算结束，售后服务的开始，这样的过程必不可少。接下来将实施过程中的文档进行了系统的整理，打包发送给甲方项目经理同时抄送了金蝶售后服务部门。
本来想写写收款了，无奈这个项目拖款近半年，我也没参与到催款过程中，基本都是销售再参与。秋叶大神说过“能够很好完成收款的顾问才是一个合格的顾问”，看来我还是差的很远。呵呵。

项目调研

实施工作内容作简单汇报。
9月12日 XX顾问进场与郑总见面，沟通实施规划工作。主要有下列内容：
         1选定shenggu机械ERP项目管理员，组建实施团队。
         2确定项目启动期间。
         3下发调研问卷给财务、采购、仓库、销售部门。
         4简介实施范围、实施方法、实施阶段、实施目标。
         5参观shenggu机械有限公司生产车间。
9月13日
         与shenggu机械有限公司财务部、仓库、采购部进行做项目前期调研。
项目调研以后，按照项目实施规律，我们将安排做如下计划。
一、请ERP实施相关部门整理相关资料。（格式参照附件，请转发对应负责人）

1.仓库负责人整理

物料、仓库、计量单位、仓位信息。

2. 销售负责人整理

客户信息。

3. 采购负责人整理

供应商信息。

4. 人力资源部负责人整理

部门、

职员信息。

二、顾问将会根据调研内容，制定初步实施方案与业务蓝图。

三、计划9月17日开项目启动会。

项目启动会。

2012-09-20计划

上午9:00

1.召开项目启动会，已经吩咐甲方项目经理准备地点、通知与会人员。

2.流程初步讲解。在前期调研的基础之上，形成初步流程。

下午2:00

1.编码规则讨论。

2.时间充裕的话，给客户安装服务器。

启动会细节分解：
（一）实施目标

启动会细节分解：
（二）项目组织

启动会细节分解：

（三）总体计划

启动会细节分解：

（四）实施方法

编码规则讨论

时间：2012-09-21 14:00-16:30

地点：客户现场

参与人员：ERP专员、采购骨干、仓库主管、财务主管。

顾问讲解编码原则：

一、简单性

编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。

物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。

二、分类展开性

物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进位，有十八个项目时，其分类展开可以利用下列方法。

需要分类的项目	第一种分类方法		第二类分法		第三类分法
1	1	11	0	01	01
2		12		02	02
3		13		03	03
4		14	1	1	04
5		15	2	21	05
6		16		22	06
7	2	21		23	07
8		22	3	3	08
9		23	4	41	09
10		24		42	10
11		25		43	11
12		26	5	5	12
13	3	31	6	61	13
14		32		62	14
15		33		63	15
16		34	7	7	16
17		35	8	8	17
18		36	9	9	18

（表一）

三、完整性

在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。

新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。

四、单一性

物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

五、一贯性

物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。

六、伸缩性

物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。

七、组织性

物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。

八、适应电脑管理

电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。

十、易记性

在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。

仓库、物料编码

仓库编码

仓库代码	仓库名称
01	原材料
02	半成品仓
03	成品仓
04	五金工具仓
05	不良品
08	危险品仓
09	其它仓

物料编码

物料代码	分类	位数	说明
01	原材料	采用3段7位编码。一级分类2位,二级分类2位,二级分类2位,三级明细3位	物料大类
01.01	主材		二级分类-主材
01.02	辅材		二级分类-辅材
01.02.001	物料XXX		三级明细-物料
02	半成品	采用4段9位编码。一级分类2位,二级分类2位,以车间区分。三级分类3位,以客户区分。四级明细2位。	物料大类
02.01	一车间		二级分类-车间
02.02	二车间		二级分类-车间
02.01.001	以客户分类		三级分类-客户
02.01.01.001	物料XXX		四级明细-物料
03	成品	采用4段9位编码。一级分类2位,二级分类2位,以车间区分。三级分类3位,以客户区分。四级明细2位。	物料大类
03.01	一车间		二级分类-车间
03.02	二车间		二级分类-车间
03.01.001	以客户分类		三级分类-客户
03.01.001.01	物料XXX		四级明细-物料
04	五金工具	采用3段7位编码。一级分类2位,二级分类2位，三级明细3位。	物料大类
04.01	分类		五金分类
04.01.001	物料XXX		二级明细-物料
05	不良品	采用4段9位编码。一级分类2位,二级分类2位,以车间区分。三级分类3位,以客户区分。四级明细2位。	物料大类
05.01	一车间		二级分类-车间
05.02	二车间		二级分类-车间
05.01.001	以客户分类		三级分类-客户
05.01.001.01	物料XXX		四级明细-物料
08	危险品	采用3段7位编码。一级分类2位,二级分类2位，三级明细3位。	物料大类
08.01	分类		二级分类
08.01.001	明细		三级明细-物料
09	其他	采用2段5位编码。一级分类2位,二级到明细。	物料大类
09.001		采用2段5位编码。一级分类2位,二级到明细。	二级明细-物料

Ⅱ.蓝图规划

整体业务蓝图

整体业务蓝图图例说明

采购业务流程

采购退货业务流程

销售业务流程

销售业务(发出商品)业务流程

销售退货业务流程

产品入库业务流程

生产领料业务流程

生产领料流程(调度到车间仓)

物料编码流程

Ⅲ、系统实现

3.1系统初始化
系统启用设置期间设置成2012年11月。
初始化工作分为以下几个模块
A.在系统中建立会计科目、供应商、客户、物料、职员、仓库等信息，添加用户并且授权。下发业务蓝图与编码规则。
B.导入固定资产卡片，以固定资产到12月月底净值为原值录入卡片，并将余额传递至总账模块。
C.在应收系统中，录入系统启用前没有核销的销售发票、其他应收单、预收单、承兑汇票，并将数据传递至总账模块。
D.在应付系统中，录入系统启用前没有核销的采购发票、其他应付单、预付单，并将数据传递至总账模块。
E.在供应链模块中，录入系统启用前没有开具发票的采购入库单。
F.盘点仓库库存，并将10月的仓存数据导入到供料链模块，并将数据传递至总账模块。
G.录入总账初始数据，并与各个模块进行同步对账。
H.对账平衡后，结束初始化，系统启用。

3.2关键用户培训

培训准备：1练习帐套，已经导入该厂一部分数据，建议不要使用Demo数据，使用客户的演示数据，有助于加强他们的认同感。
                  2演示数据与学员例题，已经准备好的，使用哪些物料、客户、科目、职员等数据，以PPT的形式呈现。
                  3 前期已经规划为农村业务蓝图，培训依据蓝图讲解。
                  4 培训签到表。
                  5必要的硬件，投影仪、麦克风、笔记本电脑、音响等。
培训过程：
               1.学员签署培训签到表。
               2.依据流程图与演示数据给用户培训。采取分模块的形式，以采购、销售、仓库分别为主线，进行讲解。在关键点的时候，让学员做笔记，比如常用功能键、比如各种单据的状态变化、已经每张单据的必填字段等。在培训的时候，特别易犯错的地方，最好重复2、3次，后面重复的时候，可以提醒学员自己回答。
               3.每个岗位选出学员代表，轮流当场练习PPT中的学员练习部分的内容，同样是参照流程图。在做单据过程中，尽量让学员互相提醒帮助，加深他们的听课映像。
               4.布置课后作业，每个学员在系统练习帐套中完成对应的任务由系统管理员检查。
               5.将培训签到表与课后作业复制一份发送给甲方管理员与项目经理，并提醒作业检查时间。